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وصف الوظيفة
Say What, agence dynamique spécialisée dans la création de contenus digitaux et la stratégie de marque, recherche un(e) Office Manager pour son siège situé au cœur de Milan. Vous intégrerez une équipe internationale et contribuerez activement à la bonne marche du quotidien du bureau ainsi qu’au soutien des projets de new business.
**Missions principales**
- Gestion opérationnelle du bureau : accueil des visiteurs, organisation de la logistique (réservations de salles, gestion du matériel, suivi des fournisseurs et prestataires).
- Secrétariat et support administratif : traitement du courrier, rédaction de comptes‑rendus, gestion des factures et suivi des dépenses courantes.
- Coordination interne : planification et organisation des réunions, préparation des supports de présentation, gestion des agendas des dirigeants et des équipes.
- Soutien aux activités commerciales : assistance à la préparation des dossiers de proposition, suivi des leads, mise à jour du CRM et participation à la mise en place d’événements de prospection.
- Gestion des outils numériques : administration des comptes Office 365, mise à jour des bases de données internes, optimisation des processus via des outils collaboratifs (Trello, Asana, Slack).
- Amélioration continue : proposition d’optimisations de procédures, participation à des projets transversaux (déploiement d’une nouvelle plateforme de gestion documentaire, amélioration de la politique de télétravail, etc.).
**Profil recherché**
- Bac+2 minimum en gestion administrative, assistanat de direction ou équivalent.
- Expérience de 2 à 4 ans dans un poste similaire, idéalement au sein d’une agence créative ou d’une start‑up.
- Excellente maîtrise du pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des outils de collaboration cloud.
- Sens aigu de l’organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Qualités relationnelles : aisance à communiquer en français et en anglais, sens du service et diplomatie.
- Proactivité, flexibilité et esprit d’équipe, avec une forte orientation résultats.
- Connaissance de base des processus de facturation et de suivi budgétaire est un plus.
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée indéterminée (CDI) en plein cœur de Milan, avec un environnement de travail moderne et stimulant.
- Un package salarial compétitif, complété par des avantages sociaux (ticket restaurant, mutuelle, transport).
- Des opportunités de formation continue et de développement professionnel (workshops, conférences, cours en ligne).
- Une culture d’entreprise axée sur la créativité, l’innovation et le bien‑être des collaborateurs.
- Un équilibre vie professionnelle / vie personnelle grâce à une politique de flexibilité horaire et la possibilité de télétravail ponctuel.
Rejoignez Say What et participez à la construction d’un environnement de travail où chaque détail compte, afin de soutenir la croissance de nos clients et de notre équipe. Nous attendons votre candidature avec impatience !
