Executive Assistant & Facilities Officer

Informazioni sul ruolo

L'Executive Assistant & Facilities Officer supporta il management nelle attività organizzative, amministrative e operative, garantendo il corretto funzionamento delle infrastrutture aziendali e dei servizi interni.

Responsabilità principali

• Gestione della manutenzione del building e coordinamento degli interventi ordinari e straordinari.
• Supervisione dei fornitori di servizi (pulizie, sicurezza, utilities) e monitoraggio delle condizioni degli spazi.
• Amministrazione del parco auto aziendale, incluse assegnazioni, contratti, manutenzioni e reportistica costi.
• Gestione delle prenotazioni di hotel e viaggi.
• Setup e gestione dei dispositivi IT per nuovi ingressi o sostituzioni, in collaborazione con il reparto IT.
• Validazione provvigioni, controllo premi per agenzie/clienti e preparazione di report BI.
• Gestione ordini, contratti e budget per forniture e servizi generali.
• Amministrazione del personale, onboarding, sicurezza e audit dei costi.

Profilo richiesto

• Esperienza pregressa in ruoli di Executive Assistant, Office Manager, Operations o Facilities.
• Conoscenza avanzata della lingua inglese (livello C1).
• Ottime capacità organizzative, gestione delle priorità e attenzione ai dettagli.
• Buone capacità comunicative, problem solving e coordinamento con fornitori e dipartimenti.

Competenze richieste

• Excel
• Business Intelligence
• ERP o sistemi gestionali aziendali