Executive Assistant & Office Manager

Informazioni sul ruolo

Ayming, multinazionale di servizi professionali, ricerca a Milano un/una Executive Assistant & Office Manager. La risorsa garantirà il corretto funzionamento operativo della sede italiana, supportando il Country Manager e coordinando le attività di ufficio, i fornitori e i processi interfunzionali.

Responsabilità principali

• Gestione dell’agenda, appuntamenti, viaggi e trasferte del Country Manager, incluse riunioni direzionali, plenarie e board review.
• Preparazione di documentazione, presentazioni, verbali e follow‑up delle azioni concordate.
• Pubblicazione di contenuti su LinkedIn per conto del Country Manager.
• Supervisione quotidiana della sede di Milano: reception, sicurezza, manutenzione e facility management.
• Gestione dei fornitori, negoziazione di condizioni vantaggiose e ottimizzazione dei costi operativi.
• Logistica d’ufficio, gestione posta, corrieri, forniture e dispositivi ICT, archiviazione contratti di fornitura.
• Supporto alle attività di onboarding e offboarding in collaborazione con HR, attivazione account IT e consegna materiali.
• Gestione della flotta aziendale e supporto alle attività commerciali e amministrative.

Profilo richiesto

• Capacità di gestire agenda, viaggi e documentazione a supporto della direzione.
• Attitudine al coordinamento di fornitori e servizi generali.
• Precisione nella redazione di verbali e nella gestione di follow‑up.
• Propensione al lavoro di squadra con i team HR, commerciale e amministrativo.
• Orientamento al rispetto delle procedure e agli standard aziendali.

Competenze richieste

• Conoscenza degli strumenti ICT per la gestione di posta, corrieri e dispositivi.
• Capacità di negoziazione con fornitori e gestione contratti.
• Competenze organizzative e amministrative per la gestione di ufficio.