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Job description
Maison Valentino, maison de couture emblématique reconnue mondialement pour son excellence créative et son savoir‑faire italien, recherche un(e) Office Coordinator dédié(e) à son département juridique, basé à Milan. Sous la responsabilité directe du General Counsel, vous jouerez un rôle clé en assurant le bon fonctionnement administratif et opérationnel du service juridique, garantissant ainsi la fluidité des processus internes et la conformité des activités légales de l’entreprise.
**Missions principales**
- Gestion proactive de l’agenda du General Counsel : planification, coordination des réunions internes et externes, préparation des dossiers de briefing.
- Organisation complète des déplacements professionnels (réservations de vols, hôtels, transports, visas) et prise en charge logistique des missions à l’international.
- Élaboration de présentations PowerPoint, rapports d’activité et supports de communication pour les réunions du conseil d’administration, les assemblées d’actionnaires et les comités juridiques.
- Coordination du processus de signature de contrats : mise en place et suivi des workflows de signature digitale (DocuSign, Adobe Sign), vérification de la conformité documentaire et archivage sécurisé.
- Interface quotidienne avec les équipes Finance, Ressources Humaines, Opérations et les cabinets d’avocats externes : transmission d’informations, suivi des dossiers, gestion des demandes de conseil juridique.
- Suivi du budget juridique : contrôle des dépenses, collecte et validation des factures, gestion des remboursements et reporting mensuel.
- Contribution à l’amélioration continue des procédures administratives du service juridique, en proposant des solutions d’optimisation et d’automatisation.
**Profil recherché**
- Minimum 3 ans d’expérience réussie au sein d’un cabinet d’avocats ou d’un département juridique d’une grande entreprise internationale.
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des outils de signature digitale (DocuSign, Adobe Sign).
- Excellente maîtrise de l’anglais à l’écrit comme à l’oral ; la connaissance de l’italien est fortement souhaitée.
- Sens aigu de la confidentialité, rigueur et attention au détail.
- Capacités organisationnelles exceptionnelles, autonomie et réactivité face à des délais serrés.
- Aptitude à travailler en équipe, à communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés et à résoudre les problèmes de manière proactive.
**Ce que nous offrons**
- Un environnement de travail stimulant au cœur de Milan, au sein d’une maison de luxe reconnue pour son innovation et son héritage.
- Une équipe dynamique et internationale où la collaboration et le partage de connaissances sont encouragés.
- Des opportunités de développement professionnel (formations internes, conférences juridiques, programmes de mentorat).
- Un package salarial compétitif, complété par des avantages sociaux (assurance santé, tickets restaurant, programme de bien‑être).
- Un équilibre vie professionnelle / vie privée respecté grâce à une politique de flexibilité horaire adaptée aux besoins du service.
Rejoignez Maison Valentino et contribuez à la réussite juridique d’une marque d’exception, tout en développant votre carrière dans un cadre élégant et créatif.
