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Job description
Rejoignez une Maison de luxe emblématique basée à Milan et apportez votre expertise au cœur de la direction exécutive. En tant qu’Assistant(e) Back Office – Executive Assistant, vous serez le bras droit d’un(e) dirigeant(e) de niveau C, garantissant le bon fonctionnement quotidien de son agenda et de ses projets stratégiques.
**Missions principales**
- Gestion proactive et complexe de l’agenda du C‑level : planification, coordination et optimisation des réunions internes et externes, prise en compte des fuseaux horaires et des priorités business.
- Organisation complète des déplacements nationaux et internationaux : réservation de vols, hébergements haut de gamme, création d’itinéraires détaillés, gestion des visas et des formalités administratives.
- Traitement de la correspondance : rédaction, relecture et diffusion d’e‑mails, lettres, notes de service et communications confidentielles en français, anglais et italien.
- Soutien à la préparation de documents stratégiques : rapports de performance, présentations PowerPoint, dossiers de réunion, analyses de données et supports de communication.
- Interface privilégiée entre les parties prenantes internes (équipes, départements) et externes (partenaires, fournisseurs, clients VIP) : assurer le suivi, la transmission d’informations et le respect des délais.
- Garantie de la confidentialité absolue des informations sensibles et respect des procédures de conformité de la marque.
- Priorisation et gestion simultanée de multiples échéances, avec une capacité à anticiper les besoins et à proposer des solutions efficaces.
- Coordination logistique d’événements internes et externes (lancements de produits, conférences, réunions de comité) : réservation de salles, gestion des invitations, préparation de kits de communication.
**Profil recherché**
- Minimum 3 ans d’expérience réussie en tant qu’assistant(e) de direction, office manager ou secrétaire exécutif, idéalement dans un environnement international ou de luxe.
- Maîtrise parfaite de l’anglais (écrit et oral) ; la connaissance de l’italien est un atout majeur.
- Excellentes compétences organisationnelles, sens aigu du détail et capacité à travailler sous pression avec des délais serrés.
- Autonomie, proactivité et esprit d’initiative : vous anticipez les besoins de votre(e) dirigeant(e) et proposez des améliorations de processus.
- Forte aisance relationnelle et compétences en communication, tant avec les équipes internes qu’avec les interlocuteurs externes de haut niveau.
- Maîtrise avancée des outils bureautiques (MS Office, Outlook, PowerPoint, Excel) et des solutions de gestion d’agenda (Google Calendar, Microsoft Teams).
- Discrétion, intégrité et respect absolu de la confidentialité.
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée déterminée (CDD) de 12 mois, avec possibilité de renouvellement selon les performances.
- Un environnement de travail élégant au cœur de Milan, au sein d’une équipe dynamique et passionnée par l’excellence du luxe.
- Un package de rémunération attractif, incluant des avantages liés à la marque (réductions produits, événements exclusifs).
- Des opportunités de développement professionnel grâce à des formations internes et à la proximité avec les dirigeants de la société.
- Un équilibre vie professionnelle/vie personnelle favorisé par une politique de télétravail partiel (hybride) pour les tâches administratives non sensibles.
Vous êtes prêt(e) à relever ce défi et à contribuer au succès d’une maison de luxe reconnue mondialement ? Envoyez votre candidature dès maintenant et rejoignez une équipe où l’excellence est la norme.
