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وصف الوظيفة
En tant qu’opérateur/trice de secrétariat au sein du site de Mantoue d’ENAIP, vous intégrerez une équipe dynamique chargée de garantir le bon déroulement administratif et pédagogique de l’établissement. Vous jouerez un rôle clé dans l’accueil, la gestion documentaire et le soutien aux équipes pédagogiques, tout en veillant à la conformité des processus avec les exigences de la direction et les normes du système éducatif italien.
**Missions principales**
- Accueillir chaleureusement parents, élèves, visiteurs et enseignants, assurer le premier contact téléphonique et orienter les interlocuteurs vers les services appropriés.
- Gérer le courrier entrant et sortant, assurer le suivi des envois recommandés et la distribution interne des documents.
- Prendre en charge les inscriptions scolaires : réception des dossiers, vérification de la conformité, saisie des informations dans l’anagrafe des étudiants et mise à jour des bases de données.
- Apporter un soutien administratif aux tuteurs et aux enseignants : préparation des justificatifs, rédaction et diffusion des documents de stage, tenue des registres, constitution des dossiers d’examen.
- Utiliser et mettre à jour les logiciels de gestion (ex. gestion de la scolarité, ERP) ainsi que les plateformes en ligne de la Région Lombardie (portails régionaux, systèmes de suivi des formations).
- Gérer les archives pédagogiques : classement, archivage physique et numérique, respect des délais de conservation légaux.
- Contribuer à l’amélioration continue des procédures administratives en proposant des solutions d’optimisation et en participant aux réunions de service.
**Profil recherché**
- Diplôme de fin d’études secondaires, idéalement avec une spécialisation en comptabilité, gestion ou secrétariat.
- Minimum 2 ans d’expérience en secrétariat pédagogique ou administratif, de préférence dans le secteur de la formation professionnelle.
- Maîtrise du pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et aisance avec les outils de gestion de bases de données.
- Connaissance du système scolaire italien, notamment de la formation professionnelle, est un atout majeur.
- Excellentes compétences organisationnelles, sens du détail et capacité à gérer les priorités dans un environnement dynamique.
- Aptitude à résoudre les problèmes de façon proactive, à communiquer clairement à l’oral comme à l’écrit, et à travailler en équipe.
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée indéterminée (CDI) avec une rémunération attractive et évolutive.
- Un environnement de travail stimulant au sein d’une institution reconnue pour son excellence pédagogique.
- Des opportunités de formation continue et de développement professionnel.
- Un cadre de travail moderne à Mantoue, facilement accessible par les transports en commun.
- Des avantages sociaux (mutuelle, tickets restaurant, participation aux frais de transport).
Rejoignez ENAIP et contribuez activement à la réussite des projets éducatifs de nos étudiants tout en développant votre carrière dans un cadre professionnel enrichissant.
