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Job description
DB CARGO ITALIA S.r.l., filiale italienne du groupe allemand Deutsche Bahn, leader européen du transport ferroviaire et de la logistique, recherche un(e) Assistant(e) de Direction dynamique et rigoureux(se) pour soutenir sa direction à Milan.
**Missions principales**
- Gestion proactive de l’agenda du directeur : planification, coordination des réunions internes et externes, prise de rendez-vous et suivi des déplacements nationaux et internationaux.
- Pilotage du secrétariat : rédaction, relecture et contrôle de la conformité des courriers, contrats et lettres avant signature, archivage électronique et physique des documents.
- Gestion de la correspondance : tri, distribution et suivi des courriers entrants et sortants, diffusion aux services concernés, rédaction de réponses standardisées.
- Administration de la boîte mail de l’entreprise : filtrage, priorisation, rédaction de réponses et mise en place de rappels pour les échéances critiques.
- Organisation d’événements et de réunions : réservation de salles, préparation des supports (agenda, présentations, comptes‑rendus), prise en charge de la logistique (catering, matériel audiovisuel).
- Coordination des déplacements : réservation de billets d’avion, hôtels, transports terrestres, élaboration de dossiers de voyage et suivi des notes de frais.
- Gestion budgétaire : suivi du budget dédié aux fournitures de bureau, aux événements et à la caisse, contrôle des dépenses et préparation des rapports mensuels.
- Accueil des visiteurs et filtrage des appels : première ligne de contact, orientation des interlocuteurs vers les services appropriés, gestion de l’accueil physique et téléphonique.
**Profil recherché**
- Titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires (Bac) ou d’une licence (Bac+2/3) en administration, gestion ou domaine similaire.
- Maîtrise avancée du pack Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et aisance avec les outils collaboratifs (Teams, SharePoint).
- Bon niveau d’anglais (écrit et oral) indispensable pour la gestion de correspondances internationales.
- Sens aigu de l’organisation, rigueur, ponctualité et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Proactivité, esprit d’initiative et aptitude à anticiper les besoins de la direction.
- Excellentes compétences relationnelles, sens de l’écoute et capacité à travailler en équipe dans un environnement multiculturel.
- Expérience de 1 à 3 ans dans un poste similaire, idéalement dans le secteur du transport, de la logistique ou d’une grande entreprise internationale.
**Ce que nous offrons**
- Contrat à durée indéterminée (CDI) à temps partiel (matin), avec possibilité de télétravail partiel (mode hybride).
- Package bien‑être complet : tickets restaurant de 7 €, assistance santé complémentaire, vouchers welfare, avantages corporate (réductions partenaires, activités sportives).
- Environnement de travail stimulant au cœur de Milan, au sein d’une équipe internationale et dynamique.
- Opportunités de formation continue et d’évolution interne au sein du groupe Deutsche Bahn.
Rejoignez DB CARGO ITALIA et participez activement au bon fonctionnement de la direction d’une entreprise leader du transport ferroviaire européen. Nous attendons votre candidature avec impatience !
