Executive Assistant per Senior Vice President – Moda e Lusso

Informazioni sul ruolo

Grafton Office* ricerca un Executive Assistant da inserire a supporto del Senior Vice President di un cliente operante nel settore Moda e Lusso. La figura garantirà un elevato livello di qualità nelle attività di segreteria di direzione e nella gestione amministrativa dell’ufficio.

Responsabilità principali

• Gestire l’agenda del Senior Vice President con autonomia, organizzando riunioni e coordinando i relativi follow‑up.
• Preparare agende, raccogliere input, redigere verbali, decisioni e azioni, monitorando le attività successive.
• Redigere e formattare presentazioni, corrispondenza e documenti “executive‑ready” mantenendo standard qualitativi elevati.
• Assicurare la corretta distribuzione, archiviazione e tracciabilità di documenti e record in entrata e in uscita.
• Gestire telefonate ed email con professionalità, garantendo risposte tempestive e, se necessario, escalation.
• Organizzare viaggi di lavoro, curando itinerari, prenotazioni voli e alberghi e raccogliendo la documentazione di supporto.
• Gestire le richieste di viaggio e le note spese attraverso i sistemi aziendali, monitorando costi e rispettando le policy.

Profilo richiesto

• Esperienza pregressa come Executive Assistant, Personal Assistant o Office Assistant a supporto di figure dirigenziali, preferibilmente in contesti multinazionali o complessi.
• Capacità comprovata nella gestione di informazioni confidenziali e nella risoluzione di conflitti di agenda.

Competenze richieste

• Elevata padronanza della suite Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Word, Excel).
• Buona conoscenza dei sistemi di prenotazione viaggi e di gestione note spese.
• Ottime capacità organizzative, precisione, riservatezza e diplomazia.